Delegar es una cuestión de confianza

El Decálogo de la Delegación

En el post anterior sobre los frenos a la Delegación, apuntábamos algunas de las razones por las que es difícil delegar y sugeríamos que la clave es la confianza.

David Maister, Charlie Green, y Rob Galford introdujeron por primera vez la Ecuación de la Confianza (Trust Equation) en el año 2000. La Ecuación de la Confianza es un concepto que tiene muchas aplicaciones en las que la confianza es un factor de éxito en cualquier relación comercial o empresarial. Cuando la confianza es clave a la hora de delegar, vale la pena entenderla y medirla utilizando esta fórmula:

 trust-equationT = Confianza

C = Credibilidad

R = Confiabilidad

I = Intimidad

S-O = Orientación al Yo

Con cuestionarios debidamente diseñados y mediante el uso de escalas (del 1 al 10) para su medición, se puede puntuar a una persona en cada una de estas cualidades/habilidades. Suponiendo que una persona obtuviera una puntuación de 10 en cada uno de los ítems del numerador, la puntuación máxima posible sería 30. Sin embargo, la clave para que el directivo aprenda a confiar en su equipo está en el denominador de la ecuación (S-O), en la Orientación al Yo. Lo deseable sería obtener un 1 en esta escala, de modo que el resultado de la ecuación fuera 30. Una persona con una Orientación al Yo baja, es aquélla persona que:

  • Hace preguntas con la intención de que sea el colaborador el que ofrezca una solución.
  • Escucha de verdad, totalmente concentrado en lo que el colaborador le está explicando, no interrumpe y espera hasta que éste acabe. En esencia, escucha activa y empáticamente. Todo un arte, creedme.
  • Parafrasea sin añadir nada de su propia cosecha, sin cambiar el significado de lo dicho y con la intención de asegurarse de que ha comprendido bien lo que le han explicado.
  • Si no sabe algo, admite que no lo sabe y no tiene ningún reparo en pedir ayuda a los colaboradores. El jefe no tiene porque saberlo todo, para eso están los colaboradores (¿de qué fantasmas te defiendes?).
  • Utiliza el “no me he explicado bien” en vez de “creo que no me has entendido”.
  • Habla casi siempre de “nosotros” (el equipo), no de “yo”.

La puntuación ideal en esta fórmula es 30. Así que confiar en los demás tiene también mucho que ver con en qué medida pones el foco en el equipo, en vez de en el Yo.

Cuando hablamos de delegar, y con el fin de poder descargarnos de tareas rutinarias para poder dedicarnos a las responsabilidades centrales al cargo, tales como planificar a largo plazo, pensar en estrategias y tácticas para el desarrollo del negocio o del área en la que trabajamos, hacer networking y reuniones con los stakeholders de la empresa, es necesario estar al tanto de los límites de la delegación. Algunos límites son:

  • No delegues la responsabilidad de evaluar a otra persona.  Eso debes hacerlo tú.
  • No permitas que otros establezcan las “estrategias” de tu empresa, objetivos y los medios para alcanzarlos. Eso debes hacerlo tú.
  • Nunca delegues aspectos que sean políticamente importantes. Por ejemplo, establecer la política presupuestaria de la empresa. Eso debes hacerlo tú.

Dicho esto, ten en cuenta que existen algunas causas por las que se ha fracasado en el arte de delegar:

  • El colaborador no ha entendido bien la tarea, muchas veces porque no se la han explicado con claridad.
  • Se han delegado tareas que sobrepasan las capacidades y competencias del colaborador.
  • Se ha transferido trabajo a compañeros o colaboradores que ya estaban saturados.
  • Se han asignado tareas correctamente, pero no se ha otorgado la autonomía necesaria para llevarlas a cabo con tranquilidad. Existen los micro-managers, aquéllas personas que controlan cada detalle de una tarea asignada a un colaborador, y que no les da espacio para que la desarrollen a su manera, dentro de unos parámetros consensuados y establecidos.
  • No se ha expresado claramente la urgencia real de la tarea: ¿Para cuándo lo quieres?

La mayoría de estos aspectos puedes trabajarlos o tenerlos en consideración antes de decidir a quién, qué y cómo delegas. Lo que me lleva a compartir contigo el Decálogo de la Delegación:

  1. Analiza tu semana de trabajo o tu agenda y marca las tareas que son importantes y urgentes y centrales a tu puesto de trabajo.
  2. Identifica las tareas que puedes delegar. Defínelas claramente en tu mente antes de asignarlas a otros. Los trabajadores aseguran que solo un 66% de los mandos delega adecuadamente, explicando bien las cosas y dando respaldo, mientras 1 de cada 3 encasqueta sin más.
  3. Analiza las habilidades de tus colaboradores necesarias para realizar correctamente dichas tareas y asígnalas a quien corresponde. Explica a cada uno el por qué de tu elección al asignar la tarea, incorporando siempre el elemento de refuerzo, tal como Eres bueno en los detalles, o Tienes tacto con las personas difíciles, etc.
  4. Aclara el objetivo, la naturaleza de las tareas y los resultados esperados. Indica el tiempo límite para terminar, y así no tendrás que preguntar constantemente si ya está hecho. En el caso de que sea una tarea prolongada, pon momentos clave para recibir información sobre el avance de la misma, (en algunos casos es muy eficaz un contacto informal). Puedes ofrecer una guía de sugerencias para abordar el trabajo. El 78% de los trabajadores reconoce que sus jefes dejan muy claros los objetivos.
  5. Asegúrate de que te han entendido, permite todo tipo de pregunta. La mitad de los jefes cuando “delegan algo importante” se limitan a dar el objetivo y aplicar el “búscate la vida”, en vez de dedicar tiempo para que queden claras las acciones y posibles incidencias.
  6. Al delegar tareas importantes sensibiliza acerca del compromiso que se adquiere. Puedes realizar un contrato de delegación. Si delegas tareas de importancia, enviarás al equipo el mensaje de que confías en ellos. Cuanto más delegues, más experimentado será tu grupo, requiriendo menos supervisión, y elevando su autoestima, confianza y capacidad.
  7. Define los parámetros del trabajo, pero no la forma de llegar al resultado, deja creatividad en este aspecto. Acepta que otros pueden tener una forma distinta a la tuya de llevar a cabo una labor. Desarrolla el aprecio por las formas alternativas de pensar. Permite que el equipo defina su propia forma de trabajar.
  8. Mantén una política de “puerta abierta”, recuerda que “la delegación sin seguimiento, es abdicación” y evita sorpresas desagradables supervisando periódicamente los progresos. Durante el seguimiento:
    • Pide a tus colaboradores que antes de exponerte sus problemas propongan sus soluciones.
    • Comparte, si lo consideras oportuno, tus propias aportaciones.
    • Llega a un compromiso y propón un plan de acción. No intervengas salvo que la situación sea grave.
  9. Finalmente, evalúa junto con el equipo, el proyecto terminado e identifica los aspectos positivos y de mejora. Registra los aspectos a mejorar y valora los logros. El 59% de los jefes va directo a los fallos cuando controla el trabajo. Tan sólo el 66% los aprovecha para aprender, en vez de limitarse a echar la bronca ante el error.
  10. Confía.

Espero que estas pautas te ayuden a mejorar la competencia de la delegación. Piensa en el coste de oportunidad si no delegas.

Un pequeño truco: empieza por cosas sencillas, que no supongan una gran pérdida para el equipo. A voz de pronto, se me ocurren cosas tan triviales como organizar una fiesta de cumpleaños para un compañero, hacer una entrega de una documentación supuestamente muy importante a un cliente cómplice, concertar una reunión con un cliente, organizar o planificar un viaje de negocios, hacer una reserva en un hotel o en un restaurante, etc … O tareas de mayor trascendencia como preparar una presentación de producto, elegir el lugar en el que se celebrará un acto anual de la empresa, etc …

Recuerda que lo importante es explicar por qué delegas en esa persona, cuáles son los parámetros de actuación, y para cuándo lo quieres. Y la coletilla: ¿Me he expresado bien? ¿Está todo claro? Si surgen dudas, por favor pregúntame. Estoy aquí para ayudarte. Y la super coletilla: Confío en ti.

¿Te animas a probar?

Miriam Fisas

Coach certificada por ICF

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