¿Qué debe contener una factura?

Si eres empresario o profesional en el siguiente post intentaremos explicar cómo hacer correctamente una factura para ésta cumpla con todos los requisitos legales para que sea totalmente válida.

 Cambios-en-las-obligaciones-de-facturacion-Real-Decreto-1619-2012-BOE-A-2012-14696-300x225Antes de proceder a explicar el contenido de una factura, lo primero que se debe saber es que existe una normativa aplicable que contiene el reglamento de facturación, que desde el pasado enero de 2013 introdujo algunas novedades importantes que aparecen recogido en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Además de en el citado Reglamento, la obligación de facturar de los empresarios y profesionales aparece recogida en la Ley 58/20013, de 17 de diciembre, General Tributaria y en la Ley 37/1192, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido.

¿Existe obligación de hacer facturas? Existen diferentes razones por las que se deben emitir facturas a nuestros clientes, pero aunque parezca evidente, la razón principal por la que se deben hacer las facturas, es porque así nos obliga Hacienda. Los empresarios y profesionales estamos obligados a expedir factura y copia de ésta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que se realicen en el desarrollo de nuestra actividad y a conservar copia de la misma. Es obligatorio incluso emitir factura cuando los bienes o los servicios prestados están no sujetos o exentos del impuesto o cuando se reciben pagos con anterioridad a la operación (anticipos). No obstante, la ley contempla determinadas excepciones a la obligación general de facturar.

Desde enero de 2013 la obligación de emitir factura se puede sustituir por la emisión las facturas simplificadas que, es el documento que, con algunos cambios, sustituye a los tiques y que son tan frecuentes y habituales en las compras en comercios a por menor.

Por lo tanto, actualmente tenemos solamente 2 tipos de facturas, a saber, las facturas simplificadas y las facturas completas, pero, la factura simplificada no se podrá emitir en todos los supuestos y en todas las operaciones. La factura simplificada podrá emitirse, a elección del emisor, cuando el importe no exceda de 400 euros (IVA incluido) o cuando deba expedirse una factura rectificativa. Además, la factura simplificada podrá emitirse, cuando su importe no exceda de 3.000 euros (IVA incluido) en determinadas operaciones (ventas al por menor, servicios de lavandería, alquiler de películas, etc.)

facturas_titulo_valorPara emitir una factura simplificada, ésta debe de incluir: número de factura y, en su caso, serie, fecha de expedición de la factura, fecha de realización de la operación si es diferente a la fecha de la factura, nombre y apellidos o razón social y NIF del obligado a expedir la factura, descripción de la operación (identificación de los bienes entregados o servicios prestados), tipo impositivo aplicado, y opcionalmente la expresión “IVA/IGIC incluido” e importe total de la factura(contraprestación). Ahora bien, cuando el destinatario de la factura sea un empresario o profesional la factura simplificada debe incluir el NIF, domicilio y cuota repercutida (impuesto) que se debe consignar de forma separada.

Fuera de los supuestos establecidos que permiten la emisión de la factura simplificada, los empresarios o profesionales obligados a expedir factura emitirán factura competa. Toda factura y sus copias contendrán los datos o requisitos que se citan a continuación:
– Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.
Será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas de las facturas siguientes: las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta, las rectificativas y las que se expidan por los adjudicatarios que tengan la condición de empresario o profesional en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.
– La fecha de su expedición.
– Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
– Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
– Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
– Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
– El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
– La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
– La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
– En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, o a los preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto o indicación de que la operación está exenta.
– En las entregas de medios de transporte nuevos, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
– En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención «facturación por el destinatario».
– En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención «inversión del sujeto pasivo».
– En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención «régimen especial de las agencias de viajes».
– En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención «régimen especial de los bienes usados», «régimen especial de los objetos de arte» o «régimen especial de las antigüedades y objetos de colección».

imagesEstos son los contenidos obligatorios que debe contener una factura completa, sin embargo, pueden aparecer otros conceptos facturables como los gastos suplidos (son los gastos que ha pagado el emisor de la factura en nombre de su cliente y que le corresponden a éste), provisiones de fondos (son cantidades entregadas por los clientes a profesionales para que estos puedan pagar en su nombre gastos que le corresponden al propio cliente).

Por último, comentar que la Ley establece la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción del impuesto.

Nicolas Núñez Palacios

Área de Fiscalidad y Contabilidad.

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