Críticas a la ISO 9001 y otros sistemas de gestión de calidad: ¿Para qué sirven los registros?

Una de las críticas más habituales que escucho cuando estoy implantando un sistema de gestión de calidad en una empresa es la siguiente: “Se generan demasiados papeles y hay que llenar demasiados registros”.   Los responsables de calidad de las organizaciones suelen agobiarse cuando descubren que ahora existe un nuevo soporte documental al que deben realizarle seguimiento y papeles que deben rellenar. ¿Para qué sirven los registros? Espero que este Post os ayude a comprenderlo.

Beautifull business woman  tired at work

La historia que voy a contaros es real y es la que suelo relatarle a los asistentes a mis cursos para que lo entiendan.

Hace unos años me contrataron para darles formación sobre Q de calidad a Directores de Hoteles en Gran Canaria así que llegado el día me desplacé desde Lanzarote (me tuve que levantar muy temprano) y al llegar al recinto donde me estaban esperando me puse a preparar la sala.

Saqué mi portátil, el disco duro donde llevaba la presentación en power point y encendí el ordenador y comprobé la compatibilidad con el cañón con el que iba a proyectar las diapositivas, todo perfecto a excepción de un pequeño detalle, el indicador de la batería de mi portátil estaba parpadeando.

Ni corto ni perezoso abrí mi maletín para sacar mi cargador y descubrí apesadumbrado que me lo había dejado en Lanzarote, si cerraba los ojos casi podía verlo conectado al enchufe debajo de mi mesa.

LOGO SINERGIA

No hay nada más inútil que un portátil sin batería, te sirve para dar un curso lo mismo que un pisapapeles y por desgracia en el lugar donde iba a impartir la formación no tenían un ordenador para prestarme.

Conclusión: Aunque me había pasado dos días preparando una maravillosa presentación en Power Point tuve que dar el curso como antiguamente, sin el apoyo de soportes electrónicos.

A partir de ese día, para que no me volviera a pasar, tomé una decisión, cree una lista de chequeo que siempre llevo en mi maletín donde aparecen todos los elementos que son imprescindibles cuando voy a salir de viaje, en dicho check-list aparece: el portátil, cargador, mi agenda, dos pendrives… Entre otras cosas. ¿Para qué sirve? Pues básicamente lo uso para ir marcando con un stick que he metido esos elementos en el maletín y asegurarme que no se me olvida de nada.

¿Es una pérdida de tiempo? Seguramente lo sea (se pierden casi 8 importantísimos segundos que podría aprovechar cortándome las uñas) pero lo que queda demostrado es que desde que lo hago jamás se me ha olvidado el cargador ni nada imprescindible en mi casa. Por 8 segundos que tardo en rellenarlo me aseguro que puedo desempeñar mi trabajo bien cuando salgo de la isla ¿Merece la pena? Júzguenlo ustedes mismos.

Para eso sirve un registro, para chequear, para asegurarnos que estamos haciendo la cosas bien, para obligarnos a detenernos, para comprobar… Quizá en el ejemplo de mi curso os parezca un poco absurdo pero pensad en empresas cuyas actividades entrañen riesgos, llevarlo al campo de la prevención de riesgos laborales o de la medicina ¿Ha comprobado usted si su paciente es alérgico a algún medicamento? ¿Si o no?.

Registros, registros… Puede resultar engorroso rellenarlos pero son realmente útiles.

¿Se deben crear registros para todo? ¿Debemos empapelar nuestra empresa con ellos para asegurarnos que hacemos las cosas bien?

Si me pedís mi humilde opinión solamente os diré que cuando implanto un sistema de gestión de calidad lo que intento es que sea práctico y dinámico, que haya solamente los registros necesarios y es lo que os aconsejaría a todos.

Llegar a un equilibrio, esa es la clave.

Espero que este Post os haya servido de ayuda.

ISMAEL LOZANO LATORRE

AREA CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE

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Acerca de ismaellozanolatorre

Master Internacional en Dirección y Gestión Hotelera por la Universidad Europea de Madrid y Les Roches Swiss School of Hotel Management. Licenciado en Administración y Dirección de Empresas por la Universidad de Sevilla. Técnico Superior en Prevención de Riesgos Laborales en Higiene Industrial, Ergonomía y Seguridad Laboral. Tras varios años de experiencia adquirida como Responsable de Calidad y Medio Ambiente, Ismael Lozano presta en la actualidad los servicios de Consultor y Formador en sistemas de gestión de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales (ISO 9001, Q de calidad, SICTED, ISO 14001, EMAS, Biosphere Hotels, OHSAS...) a empresas de diversos sectores de actividad. Además, como Auditor Freelance acreditado, trabaja para empresas certificadoras, estando homologado para realizar auditorias de certificación según normas ISO 9001, ISO 14001 y Q de calidad (UNE 1801001:2004 Hoteles y apartamentos turísticos, UNE 183001:2009 Alojamiento Rurales y UNE 167000:2006 Servicios de Restauración).

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