Justificación de los gastos deducibles: la factura

Los gastos deducibles son aquellos gastos que pueden deducirse a la hora de calcular de base de un tributo. La normativa fiscal, establece como gastos deducibles todos aquellos necesarios e imprescindibles para el desempeño de una actividad empresarial o profesional, es decir, los gastos deducibles deben estar siempre vinculados al ejercicio de nuestra actividad.

Para que un gasto sea deducible fiscalmente debe de cumplir los siguientes requisitos: contabilización, imputación correlación con los ingresos y justificación. Por lo tanto, para que un gasto sea deducible debe estar contabilizado, se debe imputar en el periodo impositivo en que se devenguen, deben realizarse en el ejercicio de la actividad con el objetivo de obtener ingresos y se deben justificar.

En resumen, únicamente tendrán la consideración de gastos fiscalmente deducibles, aquellos gastos contables que correspondan a operaciones reales, estén correlacionados con la obtención de ingresos, estén debidamente contabilizados, hayan sido imputados temporalmente con arreglo a devengo y estén debidamente justificados.

facturaA continuación, nos vamos a centrar en la justificación de los gastos, mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación o mediante el documento sustitutivo emitido con ocasión de su realización que cumpla en ambos supuestos los requisitos señalados en la normativa tributaria.  La factura deberá cumplir los requisitos recogidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (Reglamento de facturación). Por tanto, los gastos no solamente deben estar relacionados a nuestra actividad empresarial o profesional, sino que además deben contar con un documento legal obligatorio que los avale, es decir, deben haberse justificado a través de una factura.

Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como a conservar copia o matriz de aquellos. Igualmente, están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de la citada actividad.

factura_electronicaAdicionalmente, y como requisito de todas las facturas independientemente de cómo se transmitan, en papel o en formato electrónico, se establece que los campos obligatorios de una factura son:
1.    Número de factura, y en su caso, serie. El número de factura siempre tiene que ser correlativo, es decir, no se pueden emitir dos facturas con el mismo número de factura y serie.  Además es importante que guarde correlación con la fecha de factura, es decir, si tenemos una factura con número 51 y fecha 1 de septiembre, la factura 52 no podrá tener una fecha anterior.
2.    La fecha de factura.
3.  Nombre y apellidos o Razón Social del empresario que expide la factura y el destinatario.
4.    NIF del empresario y el destinatario.
5.    Domicilio fiscal del empresario y destinatario. Si el destinatario es una persona física no empresario o profesional no es obligatorio este dato.
6.    Descripción de la operación (prestación del servicio o productos que se venden).
7.    Tipo de IVA/IGIC aplicable/s.
8.    Desglose entre BASE y CUOTA de IVA/IGIC. Si la factura tiene varios tipos de IVA/IGIC, la factura deberá recoger por separado base y cuota correspondiente a cada uno de los tipos.
9.    Fecha de realización de la operación si es distinta a la fecha de expedición de la factura.
10.    En el caso de que emitamos una factura exenta o no sujeta a IVA/IGIC es necesario indicar el precepto de la Ley que lo recoge.

ivaComo regla general, estos son los requisitos que deben contener las facturas para que tengan consideración de gastos deducibles. Por lo tanto, es necesario disponer de las facturas o facturas simplificadas para la deducibilidad de los gastos, no siendo los mismos justificados a través de albaranes, facturas pro-forma, presupuestos, etc. Todos los proveedores están obligados legalmente a proporcionarle una factura si la solicita. Esto incluye a los supermercados, restaurantes y otras entidades que normalmente dan tickets. Puede solicitar su factura en el momento de la compra o después presentando su ticket.

Nicolas Núñez Palacios

Área de Fiscalidad y Contabilidad.

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Un pensamiento en “Justificación de los gastos deducibles: la factura

  1. Buenos días,

    Felicidades por el artículo, me ha resultado muy interesante. Está muy bien detallado.
    Relacionado con el tema del IVA deducible, les dejo un artículo con el que colaboré que creo que puede complementar muy bien éste. Se titula, “Cómo deducir el IVA de los gastos no deducibles” y explica las condiciones para que un gasto sea deducible y el proceso de rectificación:

    http://www.captio.net/blog/como-deducir-el-iva-de-los-gastos-no-deducibles

    Espero que les sirva.
    ¡Un saludo!

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